Qué obliga hoy (desde 2019)
Desde el Real Decreto-ley 8/2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas, sea cual sea su tamaño o sector, a:
- Registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora.
- Conservar los registros 4 años.
- Tenerlos a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Hoy la norma no exige un formato concreto: se admite papel, hoja de cálculo o un sistema digital. Pero la Inspección mira si el registro es fiable: si se puede manipular a posteriori, si coincide con la realidad y si recoge las horas extra.
El nuevo real decreto: dónde está
El Ministerio de Trabajo prepara desde hace más de un año un real decreto que obligará a que el registro sea digital. Su tramitación se ha retrasado varias veces y el texto se está revisando tras los dictámenes del Consejo de Estado y de la Agencia Española de Protección de Datos. A 15 de octubre de 2026 no se ha aprobado ni publicado, y los plazos de adaptación que han circulado (desde 20 días para las grandes empresas hasta 6-12 meses para las pymes) son de borradores, no definitivos.
Qué cambiará cuando se apruebe
Por lo que han recogido los borradores, el cambio irá en esta línea (el texto final puede variar):
| Aspecto | Hoy (2019) | Con el nuevo real decreto (borradores) |
|---|---|---|
| Formato | Libre: papel, Excel o digital | Digital obligatorio |
| Modificaciones | No regulado en detalle | Registro inalterable: cualquier cambio queda trazado |
| Acceso de la Inspección | Previa petición | Acceso a distancia a los registros |
| Contenido | Inicio y fin de jornada | También pausas y horas extra, de forma desglosada |
Qué arriesgas si no registras la jornada
No llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleje la realidad, es una infracción grave de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con multas de 751 a 7.500 euros. Además, sin registro fiable la empresa tiene muy difícil defenderse en una reclamación de horas extra.
Cómo prepararse sin esperar al BOE
- Pasa ya a un sistema digital. Cumple la norma de 2019 y te deja listo para la nueva. Es la decisión que no depende de la fecha.
- Que nadie pueda tocar un fichaje sin dejar rastro. Si hay que corregir una hora, la corrección debe quedar registrada con quién y cuándo.
- Registra pausas y horas extra, no solo entrada y salida.
- Da acceso a cada persona a su propio registro. Evita discusiones y es un derecho del trabajador.
- Comprueba que puedes sacar un informe por persona y mes en el momento en que lo pida la Inspección.
- Informa a la plantilla y, si hay representación legal, negocia o consulta el sistema con ella.
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Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?
A 15 de octubre de 2026, no: el real decreto que lo exigirá no se ha publicado. Lo obligatorio es registrar la jornada cada día, en el formato que sea, siempre que sea fiable.
¿Vale una hoja de Excel?
Hoy se admite, pero es fácil de modificar sin dejar rastro y la Inspección puede considerarla poco fiable. Con el nuevo real decreto dejará de valer.
¿También tengo que registrar la jornada de los trabajadores a tiempo completo?
Sí. La obligación es para todas las personas trabajadoras, a jornada completa o parcial.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar los registros?
Cuatro años.